يُبسّط نظام الفوترة الإلكترونية إدارة الفواتير من خلال تمكين مقدمي العطاءات من طرح الاستفسارات وتمكين المنظمات من الرد وإصدار الإشعارات. كما يُتيح النظام الامتثال لضريبة القيمة المضافة، ويتيح تحميل تفاصيل الفواتير كملفات PDF، ويوفر الأتمتة للمنظمات ذات حجم المعاملات الكبير. يمكن للموردين إنشاء الفواتير وإدارتها عبر بوابة آمنة، مع إدخال التفاصيل الأساسية وتتبع حالتها حتى إتمام عملية الدفع. تُرسل الإشعارات في جميع المراحل، بما في ذلك أسباب الرفض إن وجدت. كما يدعم النظام سيناريوهات مثل الدفعات المقدمة والاحتجازات، مما يقلل من أوقات الدورة ويوفر مسارًا للتدقيق، ويعزز التواصل بين الموردين والمنظمات.
أدوات فعّالة لأتمتة تسجيل المورّدين والتأهيل المسبق
الميزات الرئيسية
يُحدث نظام أتمتة تسجيل الموردين ثورة في عملية تسجيل الموردين التقليدية التي كانت تستغرق وقتًا طويلاً وتعتمد على الأساليب اليدوية. من خلال توفير إمكانيات الخدمة الذاتية، يمكن للموردين إتمام عملية التسجيل الأولية بكفاءة وتقديم جميع المعلومات المطلوبة. كما يوفر النظام إدارة فعّالة لمعلومات الموردين، مما يتيح تقديم البيانات الأساسية مثل فئات المواد/الخدمات، وتفاصيل التراخيص، والبيانات المالية، وتفاصيل الضرائب، وتفاصيل الملكية، وغيرها بشكل آمن.
بفضل ميزات تتبع البيانات المتقدمة، يضمن النظام تحديث جميع البيانات المقدمة من خلال إرسال طلبات تجديد آلية عند انتهاء صلاحية البيانات. كما أن أدوات الاتصال المتكاملة تبسط تبادل الرسائل الإلكترونية، مما يسمح للمنظمات بإرسال التحديثات والإشعارات للموردين استنادًا إلى أحداث أو محفزات محددة.
تتضمن ميزة أتمتة العمليات سير عمل إلكتروني قابل للتخصيص للموافقات والمراجعات، مع الاحتفاظ بسجل شامل لأغراض التدقيق. يعزز التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات عمليات الشراء والفوترة، بينما يضمن التكامل مع الأطراف الثالثة دقة البيانات من خلال التحقق من صحة معلومات الموردين مع الأنظمة الخارجية، مثل الجهات الحكومية.
توفر عناصر التحكم في الوصول إمكانية وصول إلى النظام بناءً على الأدوار، مما يضمن حماية البيانات المهمة. تتابع ميزة التدقيق التغييرات في التفاصيل الهامة مثل المعلومات المالية وتفاصيل التراخيص، مما يعزز الشفافية. بالإضافة إلى ذلك، يُصدر النظام تقارير مفصلة تشمل قوائم الموردين حسب فئات المواد أو الخدمات وملفات تعريف الموردين الشاملة، مما يجعل اتخاذ القرارات المعتمدة على البيانات أمرًا سلسًا.
يعمل هذا النظام القوي والمتكامل على تبسيط عملية دمج الموردين، وضمان الامتثال، وتعزيز الكفاءة التشغيلية، وتحويل إدارة الموردين إلى عملية سلسة ومؤتمتة.