يُبسط نظام الفوترة الإلكترونية إدارة الفواتير من خلال تمكين المزايدين من طرح الاستفسارات والرد عليها من قبل المنظمات وإصدار الإشعارات. كما يُعنى بالامتثال لضريبة القيمة المضافة، ويتيح تنزيل تفاصيل الفاتورة بصيغة PDF، ويوفر الأتمتة للمنظمات ذات حجم المعاملات الكبير. يمكن للموردين إنشاء الفواتير وإدارتها عبر بوابة آمنة، مع إدخال التفاصيل الأساسية وتتبع حالتها حتى إتمام عملية الدفع. تُرسل الإشعارات في جميع المراحل، بما في ذلك الأسباب التي قد تؤدي إلى رفض الفاتورة إن وجدت. كما يدعم النظام سيناريوهات مثل الدفعات المقدمة والاحتجازات، مما يقلل من أوقات الدورة، ويوفر مسارًا للتدقيق، ويعزز التواصل بين الموردين والمنظمات.
ميزات ومزايا نظام الفوترة الإلكترونية
الميزات الرئيسية
يُبسط نظام الفوترة الإلكترونية عملية إدارة الفواتير من خلال تقديم أدوات آمنة وفعّالة للموردين والمنظمات. عند منح أمر شراء، يتلقى الموردون بريدًا إلكترونيًا يحتوي على رابط URL آمن وبيانات اعتماد، مما يتيح لهم إنشاء وعرض الفواتير المرتبطة بالأمر. يمكن للموردين إدخال التفاصيل الأساسية مثل تاريخ الفاتورة، والتكلفة، والعملات، ورقم الفاتورة الخاص بالمورد. بمجرد تقديم الفاتورة، يتم تتبعها عبر مراحل مختلفة حتى إتمام عملية الدفع، مع إشعارات في الوقت الفعلي لإبقاء الموردين على اطلاع. في حال تم رفض الفاتورة، يوفر النظام أسبابًا مفصلة، مما يتيح إجراء التعديلات وإعادة تقديم الفاتورة.
تدعم المنصة سيناريوهات مثل الدفعات المقدمة والاحتجازات، مما يعزز المرونة في الترتيبات المالية. كما تُسهّل المنصة التواصل السلس من خلال السماح للمزايدين بتقديم الاستفسارات المتعلقة بالفواتير، بينما يمكن للمنظمات الرد وإصدار الإشعارات حسب الحاجة. مع قدرات قوية في التعامل مع ضريبة القيمة المضافة، يضمن النظام الامتثال ويسهل حسابات الضرائب. كما يوفر النظام ميزات إعداد تقارير شاملة، مما يتيح تنزيل بيانات الفواتير بصيغة PDF لأغراض حفظ السجلات والتحليل.
تم تصميم نظام الفوترة الإلكترونية من أجل الأتمتة والشفافية والكفاءة، وهو حل أساسي لتحسين سير عمل المشتريات والدفع.